Hlavní funkce rezervačního systému

• Individuální rezervace

  Používají se u sportů jako je tenis, badminton, squash, bowling, beach volejbal, dále u sportovní a multifunkční haly a hřiště, masážního centra, sauny apod. Uživatelé si rezervují z volných časů sportoviště. Systém umožňuje nastavení různých cenových pásem (jiné ceny dopoledne a odpoledne), výhodnější ceny u delších rezervací, objednávku šatny, nářadí a doplňkových služeb. V administraci jsou rezervace graficky odlišené, s možností individuálního obarvení dle zákazníků nebo stavu rezervace.

• Rezervace skupinových lekcí

  Každá lekce může mít libovolný počet míst a také místa pro náhradníky. Pokud se uvolní místo pro náhradníka, systém automaticky pošle náhradníkovi SMS a e-mail s informací o uvolnění místa. Rezervační systém hlídá minimální kapacitu. Pokud se nedostaví dostatečný počet osob, systém odešle zprávu všem přihlášeným včetně instruktora.
  Uživatel má možnost přepínat mezi rozvrhem – kalendářem (výchozí) a rozvrhem podle grafických štítků, kde si pohodlně vytřídí a zobrazí, co ho nejvíce zajímá – třeba workshopy nebo lekce v angličtině.

• Uzavřené kurzy

  V systému je možné zakládat uzavřené kurzy, které probíhají pravidelně, např. týdně. Uživatel se pak přihlásí na celý kurz, např. na 10 termínů najednou. Pokud se odhlásí z jednoho termínu kurzu, může dostat náhradu, kterou si má možnost vyčerpat na jiném kurzu nebo jednorázové lekci.

• Evidence dětí a dětské lekce

  Systém umožňuje založit dětské lekce. Na tyto lekce rezervují rodiče své děti, jejichž jména si můžou uložit do systému. Kromě jména je možné evidovat i další údaje, například věk dítěte, zdravotní omezení apod.

• Slevové kódy/vouchery

  Můžete si nastavit vlastní slevové kódy a zadat jejich platnost. Po zadání správného kódu obdrží uživatel slevu na rezervaci. Slevy lze zadat procentuálně nebo částkou.

• Prodej zboží a vedení skladu

  V systému si můžete založit produkty (nápoje, cvičební pomůcky apod.) a ty prodávat klientům. Prodej je možný v hotovosti nebo jednoduše strhnete klientovi částku z kreditu. Rezervační systém umožňuje jednoduchou evidenci skladu. Všechny prodeje jsou evidované a můžete si je zobrazit v pokladně.

• Přehledy a statistiky

  V systému najdete různé přehledy, například nově vložené rezervace, stornované rezervace, nezaplacené kurzy, nevyčerpané náhrady, odcvičené lekce instruktorů a další. V přehledu pokladny pak najdete kompletní denní tržby ze zaplacených rezervací, prodaných permanentek a zboží. Všechny přehledy je možné exportovat do XLS formátu.

• Vyúčtování pro instruktory

  iSport nabízí přehledné vyúčtování odcvičených lekcí podle instruktorů s možností exportu do XLS formátu. Pokud Vám naše základní vyúčtování nebude stačit, připravíme Vám vyúčtování na míru dle Vašich výpočtů.

• Databáze uživatelů

  Registrovaní uživatelé můžou nahlížet do svých rezervací a permanentek/kreditu a provádět storno rezervací. Storno rezervací se řídí storno podmínkami, které si můžete v systému nastavit. Registrované uživatele lze rozdělit do skupin. Každá skupina může mít jiné podmínky pro rezervace a odlišné ceny. Například členové klubu budou mít výhodnější ceny a případně možnost většího počtu rezervací do budoucna.

• Registrace a přihlašování přes sociální sítě

  Uživatel se může registrovat a hlásit do systému přes Facebook nebo Google.

• Členství ve fitness centru

  U uživatelů můžete evidovat zakoupení členství a dobu jeho platnosti. Členové mají obvykle zvýhodněné ceny nebo možnost přednostní rezervace.

• Narozeniny

  Připravte si e-mail s narozeninovým přáním. iSport se postará, aby bylo přání doručeno v den narozenin klienta. Navíc můžete spojit přání třeba s narozeninovým kupónem na slevu ve Vašem sportovním centru.

• Ochrana osobních údajů (GDPR)

  Uživatelé jsou seznámeni se zpracováním osobních údajů a mohou dát souhlas se zasíláním newsletteru. Systém tento souhlas zaeviduje včetně informace, kým a kdy byl souhlas udělen.

• Evidence doplňkových služeb

  Pro jednotlivé sporty nebo cvičení lze nastavit doplňkové položky (služby), tzv. parametry. Například u tenisu je to evidence zapůjčení rakety a míčků, u sportovní haly výběr sportovní aktivity v hale, u masáží si takto lze vybrat konkrétní druh masáže.

• Propojení obsazenosti u multifunkční haly

  V případě víceúčelových sportovních hal, kde se využívá jak celá plocha, tak i část hrací plochy, např. 1/2 haly (v závislosti na druhu sportu), je možné nastavit propojení obsazenosti. Když si někdo zarezervuje 1/2 hrací plochy např. pro badminton, automaticky se obsadí celá hala a není již možné rezervovat celou plochu. Funguje to samozřejmě i obráceně: když si někdo rezervuje celou halu, znepřístupní se možnost rezervace obou polovin haly.

• Permanentky

  V rezervačním systému lze založit permanentky na různá cvičení. U každé permanentky je možné nastavit její platnost. Před vypršením platnosti systém odešle uživateli upozornění. 
  Při rezervaci dochází k automatickému odečtení hodnoty z permanentky. Pokud uživatel stornuje rezervaci a dodržel storno podmínku, je mu hodnota rezervace vrácena. Všechny pohyby na permanentce jsou zaznamenávány v historii permanentky, do které mohou nahlížet obsluha i uživatel. Permanentku lze kdykoli zakoupit online pomocí platební karty, bankovním převodem nebo v hotovosti u obsluhy.

• Typy podporovaných permanentek

  Systém umožňuje evidovat 4 základní typy permanentek:

  Kredit – odečítá se vždy částka za rezervaci. Uživatelé si kredit navyšují/dobíjí.
  Vstupové – nejčastěji se používají pro skupinová cvičení. Za jednu návštěvu/rezervaci se odečte jeden vstup.
  Časové – používají se pro sporty, kde je potřeba evidovat délku rezervace. Systém odečítá z permanentky čas rezervace.
  Neomezené – uživatelé čerpají rezervace neomezeně až do vypršení platnosti permanentky.

• Online platby a automatické párování plateb

  Systém umožňuje přijímat platby od uživatelů online pomocí platebních bran ComGate, GoPay, Stripe, PayPal nebo bankovním převodem. Pokud si provozovatel založí bankovní účet ve Fio bance, je možné automatické párování přijatých plateb.

• Vystavování účtenek s evidencí EET

  V rezervačním systému je možné vystavit účtenku za rezervaci, permanentku či prodej zboží a automaticky ji odeslat do EET. Systém odesílá účtenky na e-mail uživatele a zároveň je ukládá v jeho uživatelském účtu. Účtenku můžete zákazníkovi na požádání vytisknout.

• Fakturace

  Faktury jsou vystavovány na základě přijatých plateb za permanentky, kredit nebo rezervace. Faktury je možné stáhnout v PDF formátu. V případě, že používáte fakturační software POHODA, můžete si faktury vyexportovat do účetnictví.

• Práva obsluhy a administrátorů

  Můžete si nastavit různé oprávnění pro obsluhu systému či trenéry. V iSportu rozlišujeme dvě základní úrovně, které si můžete přizpůsobit:
  Administrátor – plné oprávnění
  Obsluha – omezená práva dostačující pro běžný provoz a odbavení klientů

• E-maily a SMS

  Obsluha může uživatelům zaslat e-mail nebo SMS zprávu, například při změně termínu či zrušení lekce.
  Systém také odesílá SMS a e-maily automaticky, a to v těchto případech: 
  - uvolnění místa pro náhradníka u cvičení,
  - zrušení lekce z důvodu nenaplněné kapacity,
  - upozornění na blížící se termín rezervace.
  Texty zasílaných e-mailů a SMS zprav si můžete sami upravovat.

• Dlouhodobé a pravidelné rezervace nebo události

  Máte pravidelné rezervace, které se opakují po celý rok? Pořádáte turnaje každou sobotu? Potom uvítáte možnost pravidelných rezervací. Zvolíte si termín, čas, den v týdnu a necháte systém iSport vygenerovat rezervace třeba na rok dopředu. Funguje to i obráceně: pokud tyto rezervace již nechcete mít v systému, můžete si je všechny najednou vymazat.

• Cenové hladiny

  Tuto funkci využijí všichni, kdo potřebují nastavit jiné ceny pro VIP klienty či pro členy sportovního klubu. Po přihlášení do rezervačního systému se uživateli zobrazí ceny, které má přiřazené.

• Neomluvené absence

  Pokud uživatel nepřijde bez omluvy na lekci, můžete tuto rezervaci označit jako "zákazník nepřišel". Rezervační systém vede seznam neomluvených rezervací a pokud si uživatel založí další rezervaci, obsluha bude upozorněna na předchozí neomluvené absence. V případě jejich většího počtu lze uživatele automaticky zablokovat. 

• Newsletter (hromadné odesílání e-mailů)

  Je skvělým pomocníkem pro oznamování různých akcí a novinek ve sportovním centru. Provozovatel může odesílat hromadné e-maily všem nebo jenom vybraným klientům. K e-mailu je možné připojit přílohy. Samotný e-mail je graficky zpracován a s logem sportovního centra. Každý příjemce e-mailu se může kdykoli odhlásit z odběru.
  Pokud používáte pro odesílání newsletteru MailChimp, systém Vám bude automaticky aktualizovat databázi kontaktů v MailChimpu.

• Dotazníky spokojenosti

  Dotazníky spokojenosti využívají provozovatelé skupinových cvičení jako zpětnou vazbu. Tato služba umožňuje poslat e-mailem uživatelům odkaz na dotazník s přednastavenými otázkami. Dotazníků je možné používat i několik současně. Provozovatel si výsledky průzkumu zobrazí v administraci včetně statistiky a přehledu jednotlivých odpovědí.

• Oznamování a zpětné potvrzování nových rezervací

  Systém iSport umí pracovat ve dvou režimech: bez zpětného potvrzování – každá nová rezervace je oznámena obsluze a je považována za schválenou, nebo se zpětným potvrzením e-mailem – každá nová rezervace čeká na schválení obsluhou.
  U zpětného potvrzování rezervací je automaticky odeslán e-mail zákazníkovi s potvrzením. V případě, že rezervaci z nějakého důvodu odmítnete, systém pošle zákazníkovi e-mail, ve kterém můžete uvést důvod odmítnutí rezervace.

• Last-minute slevy

  Pokud nemáte využitu plnou kapacitu Vašeho zařízení, je pro Vás vhodný modul last-minute slev. Jednoduše do systému zadáte last-minute ceny a současně zvolíte, kdy a za jakých podmínek se tyto speciální ceny budou aktivovat.

• Označení událostí, turnajů, akcí

  Tuto funkci můžete využít pouze u individuálních rezervací (bowling, tenis...). Založte si události, kolik potřebujete, a přiřaďte jim barvu, případně i ikonu. Rozlišujeme tři typy událostí:
  - událost s možností rezervace – na tuto událost se mohou uživatelé rezervovat,
  - událost bez rezervace – u této události není povolena rezervace (například uzavřené turnaje, údržba hřiště apod.),
  - událost s výhradním právem – na tuto událost se mohou rezervovat pouze určití uživatelé (např. členové sportovního klubu).

• Pozvání dalších hráčů

  Tenisoví hráči mohou pozvat další hráče z klubu nebo hosty. Jejich jména uvedou k rezervaci. Pozvaní hráči obdrží e-mailem pozvánku s přehledem rezervace.

• Vysoká variabilita a grafické přizpůsobení

  Rezervační systém vždy připravíme do barev a designu Vašeho webu. Časovou jednotku ve schématu lze nastavit na hodiny, půlhodiny, čtvrthodiny atd., systém iSport umí pracovat s libovolnými časovými intervaly. V administraci systému najdete desítky nastavení. Rádi Vám pomůžeme s optimálním přizpůsobením rezervačního systému pro Vaši provozovnu. 

Možnosti využití systému

Ukázky administrace rezervačního systému